Gastos de viaje y eventos: cómo lidiar con ellos de forma fácil - BST Events
Liquidar los gastos de gestión de un viaje nunca había sido tan cómodo. Olvídate del engorro de guardar los tiquets de gastos durante tus viajes, ¡captúralos con @CaptioEs!
Gastos, mice, travel, tecnología
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Gastos de viaje y eventos: cómo lidiar con ellos de forma fácil

Gastos de viaje y eventos: cómo lidiar con ellos de forma fácil

Este mes ha tenido lugar la presentación del producto de Captio, una de las plataformas que existen en el mercado para la gestión de gastos de viaje, organizada en colaboración con Control Group. Estuvimos en ella para saber un poco más sobre cómo automatizar y mejorar los procesos internos de las empresas y los viajeros en la gestión de gastos y liquidaciones de eventos y viajes.

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan los responsables de compras, travel y event managers es cómo colaborar con sus departamentos de administración para que la gestión de las liquidaciones de gastos sea, por un lado, más eficiente para los responsables de contabilización en la revisión, validación y pago de los gastos de viaje, y que por otro lado no resulte tan tediosa para los viajeros asiduos tener que destinar parte de su tiempo a esta labor. Una solución amigable, que evita largas horas, es la app de Captio.

El sistema es muy simple. Los tickets derivados de los gastos de eventos, como pueden ser taxis en una visita de inspección, restaurantes de un pequeño meeting, aparcamiento etc., se capturan de forma instantánea con la app descargada en el móvil. Los datos necesarios quedan introducidos en la liquidación de forma automática así que ya puedes decirle adiós al proceso de ‘guardar, adjuntar y enviar’ al departamento de contabilidad. La fotografía tiene validez fiscal, el sistema extrae automáticamente la información, la almacena en la nube y genera la nota de gasto con un solo click lista para validar. Esta información digital está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria. Una forma de evitar la típica pérdida de un ticket tickets, el desgaste de la impresión que impide la contabilización correcta., además de ahorrar el almacenamiento físico y permitir una búsqueda rápida y ágil de los gastos.

El sistema es 100% configurable a las necesidades de la empresa pudiendo incluir las referencias contables necesarias (cecos, nº empleado, nº proyecto etc.) y permite el seguimiento de la política de gastos personalizada, máximos para almuerzos o cenas, exclusión de gastos en fines de semana, o cálculo automático de kilómetros recorridos para liquidación. Incluye proceso de autorización, si se necesita, y módulo de reporting. Además, aporta un valor económico más allá del ahorro en horas de trabajo, molestias a los viajeros o espacio de almacenamiento, la posibilidad de la recuperación del IVA de los tickets o facturas simples.

En conclusión, es una demostración más de cómo la tecnología está cambiando y simplificando procesos al tiempo que nos ayuda a ceñirnos mejor a los presupuestos.

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