Una cena de gala en la Biblioteca Presidencial Boris Yeltsin fue, además de un lujo para los 400 asistentes, el principal reto a superar en el viaje de incentivo a Rusia que organizamos. Te contamos cómo organizamos este evento en el país más grande del mundo y en el que invertimos un año y medio de preparación.
Rusia es un auténtico tesoro para el viajero, así que no es de extrañar que fuera el destino elegido. Antes de iniciar el viaje, como primera toma de contacto con el país, se envió la documentación acompañada de obsequios en un packaging diseñado para transmitir exclusividad y exquisitez.
El itinerario de viaje incluyó los principales atractivos de Moscú y San Petersburgo: la ceremonia del pan y la sal, la visita a una auténtica obra de arte subterránea como es el metro de Moscú, el paseo en barco privado por el río Neva desde el que contemplar como el sol se va retirando de San Petersburgo…y un evento muy importante: la cena de gala y la 38 edición de entrega de premios a los mejores empleados y colaboradores.
Para nuestro cliente la cena de gala era un momento muy especial que quería tratar con solemnidad. Nos pidió un espacio elegante, formal, clásico y muy cerca del hotel de San Petersburgo donde el grupo estaba alojado.
Esto limitó la búsqueda del espacio ya que los más cercanos eran de estilo industrial, modernos, y no encajaban. Al final, dimos con el espacio idóneo: la Biblioteca de Boris Yeltsin, ubicada en el edificio histórico del Sínodo y dedicada al primer presidente democráticamente elegido de la historia de Rusia. Con el reto de la localización del venue llegó la parte más difícil: cumplir con los requisitos del Estado para la autorización. Porque si a Rusia no le faltan atractivos tampoco largos caminos burocráticos…
Además de diversos trámites hasta lograr el permiso, tres semanas antes del “día D” hubo que enviar un listado detallando todo el material que se introduciría en la biblioteca para el montaje. Y no fue el único, nos pidieron otro con detalles relacionados con la identificación de los invitados. Tuvimos que preparar acreditaciones para todos los invitados, que fueron contrastadas por la seguridad de la biblioteca, y los asistentes accedieron por controles.
Para la escenografía ideamos una pantalla triangular, de modo que no quedaran cubiertas las bonitas columnas que tiene la sala de la biblioteca. El desarrollo visual de los contenidos se basó en hechos históricos y símbolos de Rusia; un paralelismo entre los logros conseguidos por esta potencia mundial y los de nuestro cliente en su sector. Un espectáculo de ballet sirvió como preámbulo para el inicio de la celebración.
En total fueron tres días de montaje y pruebas para lograr una entrega de premios que todos los invitados recordarán.
Te dejamos un vídeo resumen del viaje.
