Un Event Planner alrededor del mundo (tercera parte): “Learnings” - BST Events
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Un Event Planner alrededor del mundo (tercera parte): “Learnings”

Un Event Planner alrededor del mundo (tercera parte): “Learnings”

¿Has pensado cuántas historias y anécdotas hay detrás de la organización de cada evento? Si las multiplicaras por los años de experiencia, los lugares visitados, los servicios contratados y las personas implicadas, seguro que estrenaríamos documentales a diario.

A través de algunas anécdotas, conocerás temibles situaciones a las que solemos enfrentarnos quienes trabajamos en la industria de los viajes y eventos. Sin duda alguna, haber participado en esas escenas es lo que nos ha hecho crear habilidades y conocimientos necesarios para ejercer con más destreza las tareas de organización en nuestro día a día: learnings.

Os dejamos una pequeña recopilación de momentos con las que más de uno se sentirá identificado:

1. China en tiempo récord

Hicimos un incentivo a China de 100 personas donde visitábamos 3 ciudades: Beijing, Xian y Shanghái. Era un viaje corto, por lo que la visita a Xian teníamos que hacerla en un solo día; es decir volábamos de Beijing a Xian por la mañana y de allí a Shanghái por la tarde.

Cuando llegamos a Xian, ya con algo de retraso, se puso a nevar de repente. El tiempo empeoraba y a mediodía, durante nuestra visita a los Guerreros de terracota, nos avisaron que el aeropuerto de la ciudad iba a cerrar y por consecuencia se paralizaban todos los vuelos.

Debíamos tomar decisiones y cambiar los planes, así que decidimos pasar esa noche en Xian. El grupo estaba preocupado por la situación y se respiraba tensión, pero en tiempo récord encontramos alojamiento para 100 personas en un Hotel Kempinski donde organizamos una cena estupenda que acabó en celebración.

Al día siguiente nos dio tiempo de visitar la ciudad y en cuanto abrieron el aeropuerto nos dirigimos hacía allí para tomar nuestro vuelo (por fin) a Shanghái. Un cuento chino que terminó con un grato final.

2. Juego de roles en Cáceres

En una cena tematizada en la época medieval, contratamos a 3 modistas para que ajustaran a medida unos trajes de baile que alquilamos para los clientes. Dos horas antes de la cena llegó una sola modista y dos aprendices. El poco tiempo y la poca experiencia que mostraban las jóvenes modistas hicieron que el panorama se nos tornara gris. Por suerte, el personal del hotel nos echó una mano para solventar el problema, así que la recepcionista y la gobernanta se pusieron manos a la obra para coser parte de los vestidos. Todos estuvieron listos en tiempo récord para ser utilizados por los clientes en el baile de la noche.

Lo que pasó en la Vegas

Para un grupo de 90 personas a Las Vegas teníamos lista una preciosa actividad para el segundo día de nuestra llegada: Vuelo en helicópteros en exclusiva para el grupo y desayuno en el centro del Cañón del Colorado.

Por una inexplicable cancelación del vuelo internacional que salía de España, la mitad del grupo de quedó en tierra y solo podían salir al día siguiente. Tuvimos que luchar hasta la saciedad para conseguir vuelos a primera hora y mover todos los helicópteros alquilados de la actividad de un día para otro.

Vimos cómo meses de organización, reservas, distribución de grupos, se esfumaron y en horas tuvimos que reorganizar todo desde el inicio. Por suerte y gestión, conseguimos hacer la actividad con un día de retraso, moviendo como fichas de puzzle los planes y traslados de los días siguientes.

Derechos de autor

El Museo Picasso nos pidió mostrar una obra inédita en video de Pablo Picasso pintando unos grabados en la iglesia de Valloire.  Los derechos de video de estas filmaciones son carísimos, y tuvimos que ingeniárnosla para hablar con la persona que grabó estas imágenes.

Por lo visto solo hay una copia de una filmación de Llucciano Emer, porque después de pintar Picasso vinieron unos pintores de brocha y pintaron de blanco encima del fresco de Picasso.

Nosotros hicimos una recreación en virtual de la Capilla y gracias a la filmación se veía a Picasso en tamaño Real pintando en la misma Capilla. Lucciano Emer, que por aquel entonces tenía 95 años, se emocioné al verlo.

Atormentados

Realizamos un evento donde se daban a conocer los resultados financieros del año. Para ello, hicimos un montaje de 36 pantallas con tecnología Surface y un escenario central para las ponencias.

De un momento otro comenzó una tormenta tan fuerte que derrumbó el techo del recinto. Tuvimos que improvisar una solución con todo el equipo y se instaló un escenario en una sala continua con características similares a lo que nos pedían. Por suerte no se mojaron los equipos y todo funcionaba tal como esperábamos, así que no hubo que cancelar el evento.

Cambio de planes en BaqueiraEstábamos a punto de partir con 40 clientes del hotel al Möet Winter Lounge, donde se hacia la cena de despedida, cuando empezó a nevar un poco. El chófer del autocar que debía llevar al grupo se negó a conducir y no nos ofreció alternativas.

Tuvimos que llamar al Restaurante para que su staff utilizará unos quads que habíamos visto durante la inspección y recogieran uno a uno a nuestros invitados. Por suerte este aventurero cambio de planes resultó más divertido para todos.

Impro-show

En otra ocasión, un monologuista se equivocó con la dirección del venue y se fue a otro lugar. A la hora prevista de su show, no teníamos a nadie para amenizar el evento y se nos ocurrió decirle al pianista del hotel que tocara para nosotros. Así disfrutaron de un doble recital de entretenimiento.

 Y es en este punto, analizando todos estos relatos y recordándolos, donde vemos que la profesionalización constituye un proceso continuo que se alimenta de todas esas respuestas que le damos a situaciones no contempladas.

¡Sigamos sumando “learnings”!

 

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